So richten Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz für mehr Produktivität ein

Als ich das letzte Mal nachgesehen habe, hatte der Tag nur 24 Stunden ... und Sie brauchen 8 davon zum Schlafen! In den anderen 16 musst du es irgendwie schaffen, all deine Arbeit unterzubringen und gleichzeitig hoffentlich genug Zeit zu sparen, um tatsächlich rauszukommen und dein Leben zu genießen.

Wenn Sie also mehr Arbeit erledigen möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Fügen Sie Ihrem Arbeitsplan mehr Stunden hinzu.
• Erledigen Sie mehr Arbeit in den vorhandenen Stunden, die Sie haben.

Und weil letzteres ein viel besseres Rezept für ein glückliches Leben ist, werde ich Ihnen einige Tipps geben, wie Sie Ihre Produktivität steigern können. Ich werde die Produktivität aus drei Hauptgesichtspunkten betrachten:

• Tools zur Steigerung Ihrer Produktivität im Allgemeinen
• Ein paar WordPress-spezifische Produktivitäts-Hacks.
• Einige Tipps für die Gestaltung Ihres tatsächlichen physischen Arbeitsplatzes, um die Produktivität zu maximieren.

Lassen Sie uns darauf eingehen!

Digitale Tools und Websites zur Steigerung Ihrer Produktivität

Beginnen wir unsere Reise in die Produktivität mit einigen der Online-Tools, die Ihre Arbeitsleistung steigern.

Wählen Sie eine Art Projektmanagement-Tool aus

Okay, eine konkrete Empfehlung werde ich hier nicht geben, da jeder seinen persönlichen Favoriten hat. Aber es gibt eine Tatsache, die auf jeden Fall zutrifft:

Sie werden produktiver sein, wenn Sie ein organisiertes Projektmanagementsystem haben, dem Sie für Ihre Projekte folgen. Mit einem System müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, sich zu fragen: „Was kommt als nächstes?“ – es ist bereits direkt vor Ihnen angelegt, sodass Sie fließend von Aufgabe zu Aufgabe wechseln können.

Wenn Sie sich für Aufgaben-Batching interessieren (gleiche Aufgaben gleichzeitig erledigen), bietet Ihnen das Projektmanagement auch die Vogelperspektive, die Sie benötigen, um Aufgaben einfach zusammenzufassen.

Was sind also Ihre Optionen? Dies sind einige der beliebtesten:

• Todoist – Grundlegende Aufgabenlisten. Es ist mein persönliches Werkzeug der Wahl.
• Trello – Kanban-Boards, auf denen Sie Karten leicht manipulieren können, um Projekte zu verwalten. Es ist auch Teil meines Workflows, weil viele meiner Kunden es verwenden.
• Asana – Mehr Heavy-Duty-Projektmanagement. Es mag für Solo-Freiberufler übertrieben sein, aber es ist großartig für Teams.

Erwägen Sie die Verwendung der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung dient keineswegs nur der stündlichen Abrechnung. Während es Ihnen sicherlich bei der Nachverfolgung der Abrechnung hilft, kann es Ihre Produktivität unabhängig von der praktischen Verwendung verbessern.

Sehen Sie, als ich anfing, die Zeiterfassung beim Schreiben zu verwenden, hatte ich sofort das Gefühl, dass ich mich mehr auf meine Arbeit konzentrierte. Und da wurde mir folgendes klar:

Wenn Sie für sich selbst arbeiten, sind Sie nie „auf der Uhr“. Aber wenn man tatsächlich versucht, sich auf die Uhr zu setzen, ist plötzlich die Dringlichkeit größer. Sie können nicht mehr nachlassen, weil Sie immer den kleinen Timer aus dem Augenwinkel ticken sehen!

Und als Bonus erhalten Sie auch ein genaues Bild davon, wie viel Zeit Sie damit verbringen, produktiv zu arbeiten … und wie viel Zeit Sie damit verbringen, nur auf einen Computerbildschirm zu starren (in meinem Fall überraschend viel!).

Zum Beispiel stellte ich fest, dass das, was ich als „8“ Stunden Arbeit pro Tag ansah, tatsächlich ~5 Stunden echte Arbeit war. Der Rest war reine Zeitverschwendung.

Wenn Sie daran interessiert sind, Zeiterfassung zu implementieren, empfehle ich Toggl wegen seiner Benutzerfreundlichkeit und schönen Berichterstellung.

Verwenden Sie Jetpack, um Beiträge direkt aus Google Docs zu importieren

Als Automattic die WordPress Google Docs-Erweiterung für Jetpack ankündigte, hüpfte ich vor Freude. Sehen Sie, Google Docs bietet eine viel produktivere Oberfläche als der WordPress-Editor (ich entdecke immer noch jeden Tag neue Tricks!) .

Aber das Problem war immer, dass Sie Ihre Bemühungen duplizieren mussten, wenn es darum ging, den Beitrag tatsächlich in WordPress zu formatieren. Das bedeutete Zeitverschwendung und weniger Produktivität.

Aber nicht mehr.

Jetzt können Sie Ihre vollständig formatierten Beiträge (und Bilder) aus Google Docs mit nur einem einzigen Klick auf Ihre WordPress-Site importieren.

Im Ernst, diese Funktion spart Ihnen eine Menge Zeit, wenn Sie Google Docs zum Schreiben verwenden. Gehen Sie einfach hierher und holen Sie sich die offizielle WordPress Google Docs-Erweiterung, um loszulegen.

Lernen Sie IFTTT und Zapier kennen

Wenn Sie noch nicht wissen, was IFTTT und Zapier sind … Ich werde Sie umhauen, denn mit diesen Tools können Sie große Teile Ihres Workflows automatisieren.

Beide funktionieren nach dem gleichen Grundprinzip:

Verbinden zweier separater Apps, sodass, wenn etwas in App A passiert, auch in App B etwas passiert.

Lassen Sie mich Ihnen ein paar Beispiele geben:

• Wenn Sie einen neuen Beitrag auf WordPress.com veröffentlichen, twittern Sie diesen Beitrag automatisch.
• Wenn jemand dein Kontaktformular abschickt, erstelle automatisch eine Aufgabe in Todoist.

Und diese kratzen kaum an der Oberfläche dessen, was Sie mit IFTTT und Zapier tun können.

Also empfehle ich Folgendes:

Denken Sie an all die sich wiederholenden Aufgaben, die Sie jeden Tag erledigen müssen ... und versuchen Sie dann, einen Weg zu finden, sie mit IFTTT oder Zapier zu automatisieren. Sie werden nicht alles automatisieren können, aber ich wette, Sie können einige einfache Möglichkeiten finden, um Zeit zu sparen.

Verwenden Sie automatische Besprechungsplaner anstelle von E-Mail-Ketten

Wie oft wurde diese E-Mail-Kette in Ihrem Posteingang abgespielt?

A: Wann könnten wir einen Skype-Anruf zum Chatten vereinbaren?
B: Können wir nächsten Dienstag um 14 Uhr machen?
A: Entschuldigung, ich bin beschäftigt. Wie wäre es am nächsten Mittwoch um 15 Uhr?
B: Ich habe dann schon ein Treffen geplant. Wie wäre es mit…

Du verstehst den Punkt. Es mag sich produktiv anfühlen, auf solche E-Mails zu antworten… aber ich verspreche Ihnen, dass Sie nur Zeit verschwenden.

Was ist also eine bessere Lösung? Verwenden Sie einen automatischen Besprechungsplaner. Sie geben Ihrem Kontakt einfach einen Link mit Ihrer gesamten Verfügbarkeit. Dann wählen sie eine Zeit, die für sie geeignet ist, und alles wird automatisch zu Google Kalender hinzugefügt.

Keine verschwendete Zeit damit, hin und her zu gehen.

Es gibt eine Reihe von Tools, die diese Funktionalität bieten, aber ein guter Einstieg ist Calendly.

Lernen Sie benutzerdefinierte WordPress-Felder kennen

Ok, dieser ist ein bisschen ein Nischengebrauch. Aber es ist etwas, das ich kürzlich entdeckt habe und es kann Ihnen eine Menge Zeit sparen ... wenn es in Ihr Szenario passt.

Das Szenario funktioniert wie folgt:

Sie haben ein grundlegendes „Format“ für Ihre Blog-Posts, das ständig auftaucht. Anstatt es also für jeden einzelnen Beitrag manuell zu formatieren, erstellen Sie benutzerdefinierte Felder, die die gesamte Arbeit für Sie erledigen.

Mir ist klar, dass das ein wenig abstrakt ist, daher ist hier ein echtes Beispiel, das ich gerade implementiert habe:

Ich habe eine Website, auf der ich Bewertungen von lokalen Unternehmen schreibe. Als Teil der Rezensionen füge ich immer die gleichen Details am Anfang des Beitrags hinzu:

• Name des Ortes
• Die Anschrift
• Typ (zB Bar, Restaurant)
• Einbetten von Google-Karten

Ohne benutzerdefinierte Felder müsste ich den Einbettungscode von Google Maps abrufen, den Standorttyp eingeben und den Namen und die Adresse formatieren. Nicht viel Zeit, aber es summiert sich.

Aber bei benutzerdefinierten Feldern muss ich diese Details nur in ein paar benutzerdefinierte Felder im Backend einfügen, und dann wird alles perfekt formatiert im Frontend angezeigt (einschließlich der automatischen Einbettung von Google Maps mithilfe der Google-API).

Die Verwendung und Anzeige von benutzerdefinierten Feldern erfordert ein wenig Wissen. Aber ein Plugin wie Pods macht den gesamten Prozess ziemlich zugänglich.

Eliminieren Sie Zeitverschwendung mit Rescue Time

Bisher konzentrierte sich alles, was ich geteilt habe, darauf, dass Sie tatsächlich produktiver arbeiten. Aber hier dreht sich alles darum, die heimtückischen Produktivitätskiller zu beseitigen, die Websites wie Facebook, Twitter und Reddit sind.

Rescue Time macht zwei wichtige Dinge:

• Zeigt dir, wie viel Zeit du mit Social Media verschwendest
• Blockiert diese zeitraubenden Websites (was Sie sofort tun sollten, nachdem Sie die erste Nummer gesehen haben!).

So schaffen Sie einen produktiven physischen Raum

All diese Tools, die ich oben aufgelistet habe, werden Ihnen nicht viel helfen, wenn Sie unter schrecklichen Bedingungen arbeiten. Wenn Sie also die Produktivität meistern wollen, müssen Sie Ihren physischen Raum genauso optimieren wie Ihren digitalen Raum.

Nach vielen Versuchen und Irrtümern und dem Lesen der Forschung zur Schaffung produktiver Büroräume habe ich einen meiner Meinung nach ziemlich produktiven Arbeitsplatz gefunden. Und die werde ich mit Ihnen teilen. Aber zuerst dachte ich, ich zeige mal eine echte Aufnahme meiner Büroräume:

Und deshalb sieht mein Raum so aus:

Ergonomie ist wichtig für die Produktivität

Ich habe den Hype um Ergonomie nie wirklich geglaubt, bis ich mir einen Laptopständer gekauft habe. Jetzt? Ich bin ein Konvertit.

Die richtige Ergonomie macht es unendlich einfacher, über lange Zeiträume konzentriert (und bequem) zu bleiben. Und das bedeutet, dass Sie produktiver sein werden!

Aber es geht nicht nur um Produktivität. Wenn Sie den ganzen Tag am Schreibtisch verbringen, wird die richtige Ergonomie Ihr ganzes Leben verbessern. Keine Nackenschmerzen mehr…keine hochgezogenen Schultern…Ich kann nicht betonen, wie wichtig dieser Tipp ist.

Was ist also die richtige Ergonomie?

• Die Oberseite Ihres Bildschirms sollte sich etwa 2-3 Zoll über Augenhöhe befinden. Das heißt, wenn Sie einen Laptop verwenden, benötigen Sie unbedingt einen Ständer (ich habe diesen gekauft)
• Ihr Bildschirm sollte 20-30 Zoll von Ihren Augen entfernt sein.
• Ihre Ellbogen sollten in einem Winkel von ~90 Grad tippen.

Da einige dieser Zahlen von Ihrer Körpergröße abhängen, hat The Human Solution ein großartiges Tool zusammengestellt, mit dem Sie auch Ihre ideale Schreibtisch- und Stuhlhöhe berechnen können.

Stellen Sie sicher, dass Sie natürliches Licht bekommen

Ich habe nie Leute verstanden, die aus einem fensterlosen Raum arbeiten können. Ich denke, es ist schrecklich für die Produktivität, und die Daten bestätigen mich. Eine Literaturrecherche des National Renewable Energy Laboratory aus dem Jahr 2002 kam zu dem Schluss, dass „natürliches Licht sich als vorteilhaft für die Gesundheit, Produktivität und Sicherheit der Gebäudenutzer erwiesen hat“.

Und eine Studie von Northwestern aus dem Jahr 2014 ergab auch, dass natürliches Licht die Gesundheit fördert.

Versuchen Sie also, wenn möglich, zumindest ein wenig natürliches Licht in Ihren Arbeitsbereich zu bekommen.

Pflanzen machen dich tatsächlich produktiver

Wussten Sie, dass Pläne tatsächlich wissenschaftlich belegt sind, um Ihre Arbeit produktiver zu machen? Eine Studie aus drei Ländern ergab, dass das Hinzufügen von Pflanzen zu einem Büroraum die Produktivität um satte 15 % steigerte!

Aus diesem Grund habe ich keine Pflanzen in der Nähe meines Schreibtisches hinzugefügt ... ich finde sie einfach schön anzusehen. Aber 15% mehr Produktivität sind kein schlechter Nebennutzen!

Und wenn Sie kein Pflanzenmensch sind, haben Studien einen ähnlichen Effekt beim Hinzufügen von Kunst zu Ihrem Arbeitsplatz festgestellt.

Holen Sie sich ein Multi-Monitor-Setup

Seien Sie vorsichtig mit diesem ... denn wenn Sie einmal ein Multi-Monitor-Setup ausprobiert haben, können Sie möglicherweise nie mehr zu einem einzigen Monitor zurückkehren.

Mehrere Monitore sind erstaunlich für jeden, der recherchieren muss. Mit einem einzigen Monitor müssen Sie ständig zwischen der Recherche und dem, woran Sie arbeiten, hin und her wechseln. Bei mehreren Monitoren können Sie die Recherche auf einem Bildschirm geöffnet lassen und auf dem anderen arbeiten.

Achten Sie nur darauf, dass Sie den zweiten Monitor verwenden, um tatsächlich produktiver zu werden. Es könnte verlockend sein, den zweiten Monitor für etwas wie… YouTube-Videos zu verwenden. Und das ist definitiv kein Rezept für mehr Produktivität!

Kaufen Sie eine mechanische Tastatur, wenn Sie viel tippen

Sie wissen, wie die Leute immer sagen, Sie sollten in eine hochwertige Matratze investieren, weil Sie ein Drittel Ihres Lebens schlafen?

Nun, wenn Ihr Arbeitstag hauptsächlich aus dem Tippen auf einer Tastatur besteht, gilt genau das gleiche für Ihre Tastatur.

Verlassen Sie sich nicht auf die billige Chiclet-Tastatur, die mit Ihrem Laptop geliefert wurde – investieren Sie in etwas, das Spaß macht. Und das ist meiner Meinung nach eine mechanische Tastatur mit Cherry MX Blue-Switches.

Mechanische Tastaturen verwenden während des Tippens tatsächliche physische Schalter. Ohne einen ganzen Beitrag damit zu verbringen, in mechanische Tastaturschalter einzutauchen, fasse ich es einfach zusammen, indem ich sage, dass diese physischen Schalter das Tippen ermöglichen:

• Mehr Spaß
• Weniger ermüdend

Und sie haben auch gute Chancen, Sie zu einer schnelleren Schreibkraft zu machen, was natürlich Ihre Produktivität steigern wird.

Wenn Sie an einem Upgrade interessiert sind, bietet The Wire Cutter eine große Auswahl an hochwertigen mechanischen Tastaturmodellen.

Einpacken

Produktivität ist eine dieser Beschäftigungen, die nie wirklich endet. Es gibt immer einen anderen Trick zu verwenden und eine andere Gewohnheit zu implementieren. Wenn Sie jedoch über solide Tools und eine physische Arbeitsumgebung verfügen, die der Produktivität förderlich ist, werden Sie den größten Teil des Weges erreichen.

Jetzt liegt es an Ihnen – was ist Ihr bester Produktivitätstipp für WordPress oder die Arbeit im Allgemeinen? Ich würde mich freuen, wenn Sie es in den Kommentaren teilen, damit wir alle produktiver sein können.

Miniaturansicht des Artikels von ART.SOLO / shutterstock.com