7 أفضل أدوات برامج إدارة المستندات لتجربتها

تلعب المستندات دورًا مهمًا في عمر كل شركة وفي عملياتها اليومية. من المهم للغاية تخزينها وحمايتها بشكل صحيح. هذا هو المكان الذي يمكن أن تلعب فيه بعض أفضل برامج إدارة المستندات لمساعدتك في فهم سير عمل مستند عملك والتأكد من عدم فقد أي شيء في هذه العملية.

ما هو برنامج إدارة الوثائق (DMS)؟

يزيل برنامج إدارة المستندات عناء تخزين الملفات المادية وبدلاً من ذلك ينقلها جميعًا إلى السحابة. قد يكون من المحبط قضاء ساعات في البحث عن مستند ثم يدرك لاحقًا أنه لم يكن موجودًا على الإطلاق. يتيح لك برنامج إدارة المستندات تنظيم المستندات الرقمية والسجلات الورقية بسهولة ويسر.

إذا لم يكن لديك برنامج مثل هذا يعمل من أجلك ، فقد يستغرق الأمر ساعات أو حتى أيام لاسترداد مستند مهم ، والذي يمكن أن يكون عقبة كبيرة لفريقك بأكمله.

أفضل برنامج سيجعل المهمة سريعة وسلسة. هناك العديد من الخيارات في السوق ، وإذا كنت تبحث عن أفضل برنامج لإدارة المستندات ، فسيساعدك هذا الدليل على اتخاذ القرار الأفضل بناءً على احتياجاتك.

كيفية اختيار أفضل برامج إدارة المستندات لك

من الصعب اختيار برنامج إدارة المستندات المناسب لعملك. ترقب دائمًا الميزات التالية عند تحديد خياراتك.

أفضل برنامج لإدارة الوثائق في عام 2022

الآن بعد أن عرفت بالضبط الميزات التي تتوقعها من أفضل برامج إدارة المستندات ، فلنلقِ نظرة على أفضل الخيارات المتاحة.

1. مايكروسوفت شيربوينت

من المحتمل أن يكون Microsoft SharePoint أحد أكثر هذه الحلول شهرةً ، وأيضًا أحد أكثر أنظمة إدارة مستندات المؤسسات شمولاً المتوفرة اليوم. يوفر أدوات تناسب احتياجات كل عمل. بصرف النظر عن إمكانيات إدارة المستندات الخاصة به ، يمكنك استخدام SharePoint ليكون بمثابة شبكة إنترانت "ذكية" لشركتك. هناك تطبيقات متاحة لجميع الأجهزة ، وميزة مشاركة جيدة توفر تعاونًا سلسًا. باستخدام OneDrive ، يمكنك أيضًا مزامنة ملفاتك بين السحابة ومحركات الأقراص الثابتة المحلية.

️ الميزات:

• تتبع النشاط
• إدارة التقويم
• قوالب قابلة للتخصيص
• إدارة الوثائق
• مزامنة البيانات
• مشاركة الملفات
• قوالب المستندات

التسعير:

• الخطة 1: 5 دولارات أمريكية لكل مستخدم شهريًا مع تخزين 1 تيرابايت
• الخطة 2: 10 دولارات لكل مستخدم في الشهر
• Office 365 E3: 20 دولارًا لكل مستخدم في الشهر

2. Bitrix24

Bitrix24 هو برنامج لإدارة المستندات يستخدمه الملايين في جميع أنحاء العالم. يتوفر في أماكن العمل وفي السحابة. يسمح البرنامج بمزامنة الملفات والوصول إلى الهاتف المحمول ومشاركة الملفات ومحرك الأقراص الشخصي ومحرك الشركة والتحرير متعدد المستخدمين والتحرير في وضع عدم الاتصال والمزيد. إنه متاح لفترة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.

️ الميزات الرئيسية:

• ضوابط الوصول
• لوحة تحكم النشاط والتتبع
• التنبيهات / الإخطارات
• إنشاء المستندات وتخزينها
• إدارة الوثائق

التسعير :

• السحابة الأساسية: 39 دولارًا شهريًا
• قياسي: 79 دولارًا شهريًا
• احترافي: 159 دولار / شهر
• إصدار تجريبي مجاني لمدة 30 يومًا متاحًا

3. روبكس

Rubex by eFile Cabinet هو برنامج لإدارة المستندات يوفر تخزينًا سحابيًا وحلاً فعالاً لمشاركة الملفات. سيسمح لشركتك بالاستغناء عن الأوراق والتعامل مع الملفات بكفاءة. يعتبر Rubex مثاليًا للشركات الصغيرة والمتوسطة وسيسمح لك بمشاركة المستندات داخل المؤسسة وأيضًا إعداد الاحتفاظ بالمستندات. يحتوي على ميزة بحث جيدة ، وإنشاء قوالب ، ومهام سير عمل آلية ، ومشاركة الملفات.

️ الميزات الرئيسية:

• نظام eFile Cabinet DM
• تأمين مشاركة الملفات
• المصادقة الثنائية (2FA)
• إعدادات الأمان المخصصة
• أدوات الامتثال
• تكامل Microsoft Office
• الوصول المحمول
• سجل تدقيق
• أتمتة سير العمل

التسعير:

• مبتدئ: 15 دولارًا لكل مستخدم في الشهر مقابل سعة تخزين 25 جيجابايت
• الميزة: 30 دولارًا لكل مستخدم في الشهر مع تخزين 1 تيرابايت ولكن يقتصر على ثلاثة مستخدمين
• الأعمال: 55 دولارًا لكل مستخدم في الشهر و 5 تيرابايت للتخزين

4. ملفات M

ملفات M مثالية للشركات الصغيرة والكبيرة في مختلف الصناعات. يشتمل البرنامج المستند إلى مجموعة النظراء على ميزات أساسية ، مثل إمكانيات التوقيع الإلكتروني وإدارة الأذونات ومهام سير العمل المؤتمتة والوصول في وضع عدم الاتصال. كما أن لديها محرك بحث يسمح لك بالبحث عن المستندات بسهولة. يمكنك أيضًا البحث في نص المستند باستخدام الأداة.

️ الميزات الرئيسية:

• ضوابط الوصول / الأذونات
• تتبع الامتثال
• سجل تدقيق
• أدوات التعاون
• قوالب قابلة للتخصيص
• ادارة المحتوى
• تصنيف الوثيقة
• إدارة الأصول الرقمية
• إنشاء المستند

التسعير:

• تحتاج إلى الاتصال بـ M-Files لمعرفة الأسعار ، كما أنها تقدم نسخة تجريبية مجانية.

5. SignNow

تقدم SignNow حل التوقيع الإلكتروني الذي يسمح لك بالتوقيع ، وإرسال وإدارة المستندات الخاصة بك على جهازك. إنه يوفر أمانًا عاليًا وسهل الاستخدام. يسمح لك بتجميع مستندات متعددة في حزمة واحدة وإرسال مستند واحد إلى عدة أشخاص في وقت واحد. يتضمن SignNow أيضًا مسار تدقيق وهو مستند إلى السحابة.

️ الميزات الرئيسية:

• سجل تدقيق
• التقاط التوقيع المحمول
• قوالب قابلة للتخصيص
• تذكير
• تحليلات الوثيقة
• توقيع متعدد الأطراف
• تتبع تقدم المهمة

التسعير:

• الأعمال: 8 دولارات / مستخدم / شهر (تدفع سنويًا)
• Business Premium: 15 دولارًا / مستخدم / شهر (تدفع سنويًا)
• محترف: 30 دولارًا / مستخدم / شهر (تدفع سنويًا)

6. MasterControl

MasterControl هو نظام لإدارة الجودة يقدم أيضًا برنامج مراقبة المستندات كجزء من حلهم. من المحتمل أن يضع هذا حدًا لعملياتك الورقية. يوفر MasterControl مرونة عالية ويسمح لك بتنفيذ نظام إدارة المستندات الذي يعمل من أجل عملك. يتضمن مجموعة من الوحدات.

️ الميزات الرئيسية:

• التوجيه الآلي
• التوقيع الإلكتروني
• إدارة الامتثال
• ضوابط الوصول
• التحكم في الإصدار
• الاحتفاظ بالمستند
• تحويل الوثيقة
• التوقيع الإلكتروني
• نوع الملف التحويل
• البحث عن نص كامل
• أرشفة المستندات
• التحكم في الإصدار
• ضوابط الوصول / الأذونات
• وثيقة إيداع / خروج
• سجل تدقيق

التسعير:

• اتصل بـ MasterControl لمعرفة الأسعار

7. DocuWare

يعد DocuWare برنامجًا قويًا للغاية يساعد في توجيه أعمالك الورقية وتوجيهها إلى مهام سير العمل الصحيحة. يمكنك تتبع المهام المعلقة وسحب السجلات في لحظة. وهو يلبي احتياجات الشركات من جميع الأحجام وهو متوفر بـ 18 لغة. يدعم DocuWare النشر الداخلي والسحابة. يتضمن ميزات مثل التحكم في الوصول والبحث عن النص وإدارة المستندات والتوقيع الإلكتروني والنماذج الإلكترونية واستعادة الملفات والمزيد.

️ الميزات الرئيسية:

• ضوابط الوصول / الأذونات
• الأرشفة والاحتفاظ
• أدوات التعاون
• قوالب قابلة للتخصيص
• تصنيف الوثائق وإدارتها
• التوقيع الإلكتروني
• النماذج الإلكترونية
• البحث عن نص كامل
• استعادة الملف

التسعير:

اتصل بـ DocuWare لمعرفة الأسعار ؛ هناك نسخة تجريبية مجانية متاحة

استنتاج بشأن أفضل برامج إدارة الوثائق

بعض الحلول في هذه القائمة تركز بشكل أكبر على المؤسسة (مثل ملفات M) ، بينما البعض الآخر سهل الوصول إليه ويمكن البدء به بسرعة وبتكلفة زهيدة (مثل SignNow). ثم هناك Microsoft SharePoint ، الذي كان المعيار الذهبي في السوق لفترة من الوقت.

أخبرنا برأيك في أفضل أدوات برامج إدارة المستندات وما هو اختيارك.