30 حيل للإنتاجية لتحقيق إنتاجية أكبر لعام 2020

نحن جميعا نواجه طريقة جديدة للعمل. حتى لو عملنا دائمًا من المنزل ، فقد يكون لدينا الآن أزواج أو حيوانات أليفة أو أطفال أو غيرهم من حولنا أيضًا. عادة ما نأخذ هذا الوقت لمعرفة كيف يمكننا أن نكون أكثر إنتاجية ، ولكن قد تكون هذه مجرد فرصة نحتاجها للتفكير في إنتاجيتنا والتوصل إلى بعض الخطط الجديدة. ضع في اعتبارك هذا دليلك لبدء طريقتك الجديدة في العمل بنجاح مع 30 يومًا من زيادة الإنتاجية.

اليوم الأول: اختر مخطط اليوم

سواء أكان رقميًا أم ورقيًا ، فإن المخطط اليومي هو نظام تنظيمي لبقية العام. اختر واحدة والتزم بها لمدة 365 يومًا القادمة. ستندهش من مدى سهولة أيامك عندما تصبح منظمًا. شارك كاتبنا منذ فترة طويلة ، كيفن ، كيف قام بزيادة الإنتاجية من خلال التقويم.

اليوم الثاني: تحديد جدول

كن مقصودًا بشأن الطريقة التي تقضي بها وقتك. جرب هذا على مدار ما تبقى من إعادة تعيين الإنتاجية لمدة 30 يومًا: اكتب كل ما تفعله وجدولة كل نشاط في يومك. وهذا يشمل نومك ، ووجباتك ، وعملك ، ووقت أسرتك ، والتدريبات ، ووقت مشاهدة التلفزيون ، والمشروبات مع الأصدقاء ، كل ذلك. حدد مقدار الوقت الذي تريد أن تقضيه في كل جانب من جوانب حياتك وجدولته. ثم التزم بجدولك الزمني. سيساعدك وجود جدول زمني على احتواء كل شيء. قد لا يبدو هذا أفضل اختراق للإنتاجية ، ولكنه يعمل فقط. يساعدك على تحقيق أقصى استفادة من كل نافذة لأنك ستعطي هذا النشاط تركيزك الكامل على الوقت المخصص.

اليوم الثالث: ضبط الفواتير على الدفع التلقائي

يجب ضبط أي فواتير متكررة مثل الهاتف الخلوي والإنترنت والمرافق وما إلى ذلك على الدفع التلقائي. سيوفر لك هذا ما لا يقل عن ساعة في الشهر. هذا هو اختراق الإنتاجية المفضل لدي. ليس لدي أي فواتير أقوم بدفعها يدويًا. لا داعي للقلق بشأن نسيان شيء ما كما أعلم أنه قد تم بالفعل!

اليوم الرابع: أتمتة الشؤون المالية لأعمالك

أثناء تواجدك في موضوع الشؤون المالية ، خذ الوقت الكافي لإعداد نظام يقوم بأتمتة عمليات تمويل الأعمال الخاصة بك بقدر ما يمكن أن تكون آلية. هناك الكثير من التطبيقات ومواقع الويب التي يمكن أن تساعدك في القيام بذلك. ابحث عن خيار شامل يحتوي على تقديرات التكلفة والفواتير ومعالجة الدفع حتى تتمكن من إنجاز كل مهمة مالية في مكان واحد.

اليوم الخامس: أتمتة الجدولة

يمكن أن تكون جدولة كل اجتماع للعميل وموعد الخدمة عن طريق الهاتف وقتًا طويلاً للغاية. تحرر! قم بإعداد نظام جدولة عبر الإنترنت يناسب احتياجاتك واجعله متاحًا عند الاقتضاء (على سبيل المثال من خلال موقع الويب الخاص بك ، وتوقيع البريد الإلكتروني ، وملفات تعريف الوسائط الاجتماعية ، وما إلى ذلك). أنا أستخدم Cal Friendly بانتظام وأعرف الكثير من الأشخاص الذين يستخدمون أدوات مماثلة. إنها طريقة بسيطة لزيادة الإنتاجية عن طريق حذف أحد المهام من قائمتك.

اليوم السادس: تعيين مساعد

إذا كانت إدارة التفاصيل تستهلك الوقت الذي تقضيه في العمل الجوهري ، فقد حان الوقت لتوظيف مساعد. يمكنك الاستعانة بمساعدة محلية أو اختيار مساعد افتراضي. فقط تأكد من تحديد المهام المطلوبة جيدًا حتى تحصل على قيمة أموالك. إحدى الخدمات التي يمكنك استخدامها هي LifeSquire.com ، حتى أنهم قاموا بتحديث نموذجهم للقيام بمجالسة أطفال افتراضية بينما نحن جميعًا في المنزل مع أطفال ونحاول العمل.

اليوم السابع: تمرن

يمكن أن تساعدك التمرين على التركيز بشكل أفضل في العمل. الراحة العقلية والجسدية ضرورية. اختر نوعًا من التمارين تستمتع به وحدده مثل اجتماع. ناهيك عن قضاء الكثير من الوقت في المنزل في الوقت الحالي ، فنحن جميعًا بحاجة إلى مزيد من التمارين. التمرين ليس رائعًا فقط لوضوح عقلي على مدار اليوم ، ولكنه يساعدنا في الحفاظ على لياقتنا البدنية من الوقت الذي نقضيه في المنزل.

اليوم الثامن: تخلص من المشتتات

لكل شخص أسلوب عمله الخاص ، ولكل شخص ما يشتت انتباهه. تأكد من أن لديك نظامًا موثوقًا به لحجب مصادر التشتيت لوقت عملك المخصص. أعلم أن هذا يمكن أن يكون صعبًا في الوقت الحالي. أنا أعمل في المنزل مع عائلتي بأكملها ومن الصعب ألا أشتت انتباهي. إذا انحرفت بعض مواقع الويب عن مسارها ، فقم بتثبيت برنامج يحظر عناوين URL المخالفة لفترة زمنية محددة. إذا كان أطفالك أو حيواناتك الأليفة يصرفونك في الأوقات العادية ، يمكنك العثور على مساحة عمل مشتركة أو مقهى أو مكتبة حيث يمكنك العمل. الآن على الرغم من أنك قد تضطر إلى أن تكون أكثر إبداعًا. بدأنا في ضبط مؤقت لوقت اللعب. أضع مؤقتًا ويحصل الأطفال على انتباهي الكامل ، عندما يتم ذلك ، يحصلون على وقت للعب أو القراءة أو وقت مع والدتهم. على الرغم من أنني أحلم باليوم الذي عادوا فيه إلى المدرسة أو عندما أتمكن من العمل من المقهى المفضل لدي مرة أخرى.

اليوم التاسع: استمر في التعلم

حدد عددًا قليلاً من المجالات - لا تزيد عن 4 أو 5 - التي تريد صقلها بمهارة هذا العام. ربما تريد إتقان WordPress أو تحسين عملية البيع الخاصة بك. مهما كان الأمر ، استثمر في دورة أو كتاب أو أدوات تعليمية أخرى لتنمية مجموعة مهاراتك. أثناء وجودك في المنزل الآن ، اصقل تلك المهارات. لدينا الآلاف من ساعات التدريب والعديد منها يمكنك استخدامه مجانًا.

اليوم العاشر: قم بإعداد CRM

مدير علاقات العملاء أو CRM هو أداة تسمح لك بإدارة تفاعلاتك مع العملاء الحاليين والمحتملين. هناك العديد من أنظمة CRM المجانية والمدفوعة المتاحة اليوم. لديهم ميزات مثل سجلات جهات الاتصال وقوائم المهام وأدوات إدارة الصفقات وملفات Tickler لتذكيرك عندما يحين وقت المتابعة مع شخص ما.

اليوم الحادي عشر: تأمل

التأمل هو بمثابة تطهير لعقلك. يمكن أن يساعدك على التركيز ، وأن تكون أكثر حضوراً في أي مهمة تقوم بها ، وأن تظل هادئًا عندما تواجه تحديات على طول الطريق. هناك سبب يجعل العديد من رجال الأعمال والفنانين والرياضيين النخبة في العالم يستفيدون من التأمل!

اليوم 12: قم بعمل نسخة احتياطية من بياناتك

قم بعمل نسخة احتياطية من ملفاتك وبيانات موقع الويب وغيرها من المعلومات المهمة لإدارة عملك. من القواعد الأساسية الجيدة أن يكون لديك نظام نسخ احتياطي مزدوج - محرك أقراص ثابت واحد ورقمي مثل خدمة التخزين السحابي. تضمن النسخ الاحتياطية المنتظمة أنه في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فلن تتخطى أي إيقاع. إذا سبق لك أن تعرضت لتعطل خطير في الجهاز ، فأنت تعرف بالضبط ما نتحدث عنه. وإذا كنت تقوم بتشغيل موقع WordPress ، فأنت تعلم أنه يجب أن يكون لديك BackupBuddy لحمايتك.

اليوم 13: إنشاء اتفاقية إيداع

هل سبق لك أن ضيعت ساعة (أو ساعتين) في البحث عن ملف أخطأت في تسميته؟ يمكنك توفير وقت ثمين من خلال الالتزام باتفاقية تسمية لملفاتك. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام بنية عنوان تاريخ المشروع. سيؤدي ذلك إلى تسهيل تنظيم الملفات والبحث فيها في لمح البصر. أحد الاختراقات الإنتاجية التي أستخدمها لهذا هو في Gmail. يمكنني تسمية كل موضوع حسب اللون وإنشاء الملفات. يتم تصنيف بعض رسائلي الإلكترونية تلقائيًا ويتم نقلها إلى المجلد الصحيح. ثم عندما أعمل على هذا الموضوع ، أو أقرأ من زميل معين ، يمكنني الذهاب إلى المجلد الخاص بهم. إنه يوفر لي الكثير من الوقت دون البحث في مئات أو آلاف رسائل البريد الإلكتروني.

اليوم الرابع عشر: استخدم العلاج بالروائح

ثبت أن الروائح مثل النعناع أو الحمضيات تشحذ العقل وتزيد من القدرة على التركيز. يمكنك دمج العلاج بالروائح في مساحة العمل الخاصة بك باستخدام شيء مثل ناشر الزيوت العطرية. إذا كنت لا تحب عطر الغرفة ، فجرب زجاجة صغيرة من مزيج الزيت العطري الذي يمكنك فتحه واستنشاقه مع عدة أنفاس عميقة حسب الحاجة.

يبدو أن الأمر يؤدي إلى نتائج عكسية أنه من أجل أن تكون أكثر إنتاجية ، عليك أن تأخذ قسطًا من الراحة.

اليوم الخامس عشر: خذ استراحة

الإرهاق شيء حقيقي. لحسن الحظ ، يمكن تجنبه. تأكد من أنك تأخذ وقتًا لتغذي نفسك بالعناية الذاتية والأنشطة الممتعة والراحة. إنه أمر بالغ الأهمية لصحتك وقدرتك على التركيز على عملك. فقط لأنك تمارس التباعد الاجتماعي لا يعني أنه لا يمكنك أخذ قسط من الراحة. من العمل ومن الأخبار. يبدو أن الأمر يؤدي إلى نتائج عكسية أنه من أجل أن تكون أكثر إنتاجية ، عليك أن تأخذ قسطًا من الراحة. لكن جربه مرة واحدة وستعرف أنه اختراق إنتاجي رائع.

اليوم السادس عشر: مهام مجمعة

فكرة تجميع المهام بسيطة. تقومان بمعالجة المهام المتشابهة معًا في وقت واحد. يساعد هذا في تحديد وقت الانتقال بين المهام التي يمكن أن تضيف بالفعل.

اليوم السابع عشر: استيقظ مبكرًا

هناك بضع ساعات ثمينة قبل أن يبدأ يوم العمل الرسمي حيث يمكنك أن تكون أكثر إنتاجية. الاستيقاظ مبكرًا خدعة يقسم بها العديد من رجال الأعمال الناجحين. استغل الوقت لممارسة الرياضة والاستعداد ذهنيًا ليومك والذهاب إلى العمل قبل أي شخص آخر. ستصاب بالصدمة من مقدار ما يمكنك إنجازه في ساعة أو ساعتين فقط عندما تكون إشعارات هاتفك والبريد الإلكتروني هادئة بسعادة.

اليوم الثامن عشر: سحب التركيز

اجبر نفسك على التركيز على شيء واحد فقط في كل مرة اليوم. بإعطاء مهمة واحدة فقط 100٪ ، ستعمل بشكل أسرع وأفضل.

اليوم التاسع عشر: اصنع مقطعًا صوتيًا

تتمتع الموسيقى بقدرة مذهلة على تحسين ما نعمل عليه. تمامًا كما يمكن للموسيقى أن تدفع تدريباتك في صالة الألعاب الرياضية ، يمكن أن تساعدك في التركيز على الليزر في العمل. قد يستغرق الأمر بعض التجربة والخطأ لمعرفة ما هو الأفضل بالنسبة لك ، ولكن بمجرد أن تفعل ذلك ، اجعل نفسك مقطعًا صوتيًا للعمل. ثم انطلق على سماعات الرأس كلما احتجت إلى هزة.

اليوم العشرون: قلل من الكافيين

نحن نعلم أن هذا يبدو غير بديهي ، لكن الكافيين له نقطة انخفاض في العائد عندما يتعلق الأمر بإنتاجيتك ... وصحتك. اهدف إلى التوقف بعد تناول 2-3 أكواب من القهوة أو مشروب طاقة واحد ، وانقطع عن نفسك بعد حوالي الساعة 1:00 مساءً ، يبقى الكافيين في نظامك لساعات ، لذا فإن الشرب في وقت متأخر بعد الظهر أو المساء يمكن أن يفسد نومك حقًا.

اليوم الحادي والعشرون: الخروج للخارج

اترك كل عملك واذهب للخارج في نزهة على الأقدام. أزل الشاشات وانطلق إلى العالم. إن منح نفسك استراحة ذهنية مع بعض الهواء النقي يمكن أن يفعل المعجزات من أجل إنتاجيتك. قد تجد نفسك قادرًا على حل المشكلات تلقائيًا وأنت تتجول! في الوقت الحالي ، نسير مع العائلة على درب منزلنا. نحن نبتعد عن الآخرين ، لكننا ما زلنا بحاجة إلى إيجاد طريقنا للخارج. إنه لأمر رائع لي ولزوجتي وأطفالنا أن يتنفسوا بعض الهواء النقي.

اليوم الثاني والعشرون: الانتقال

عالقة في شبق؟ حاول تغيير المشهد. كان المعلم الأسطوري في تحسين الذات توني روبينز يسمي هذا "تغيير حالتك". عندما تقوم بتغيير موقعك المادي ومحيطك ، فإنه يسمح لك بالتخلص من الجمود في عقلك.

اليوم 23: اكتب قائمة مهام الغد اليوم

أغلق الحلقة في يومك عن طريق إنهاء المهام التي بين يديك وإعداد قائمتك ليومك. سيساعدك القيام بهذا النوع من "تفريغ العقول" في نهاية كل يوم على معرفة ما سيأتي غدًا بالضبط وترك العمل وأنت تنتقل إلى وقتك الشخصي.

اليوم الرابع والعشرون: معالجة شيء صعب أولاً

من الطبيعة البشرية تأجيل ما هو صعب أو كثيف العمالة. سواء كانت محادثة صعبة أو مشروعًا صارمًا ، انغمس في أول شيء في الصباح. عندما تتعامل مع شيء صعب حقًا أولاً ، فإن بقية يومك بأكمله هو قطعة من الكعكة! نظرًا لأنك قمت بالفعل بشيء كبير ، فإنه يزيل الكثير من الضغط ويمنحك شعورًا بالإنجاز. اركب تلك الموجة حتى الساعة 5:00!

عندما تتعامل مع شيء صعب حقًا أولاً ، فإن بقية يومك بأكمله هو قطعة من الكعكة!

اليوم 25: اسأل عن اقتراحات

هذه النصيحة يمكن أن تصل إلى 360 درجة. في كثير من الأحيان نتعود على القيام بالأشياء بطريقة معينة وقد لا ندرك أن هناك طرقًا أخرى أفضل وأكثر كفاءة متاحة لنا. اسأل زملائك ورئيسك ومرؤوسيك عن أفكار حول كيفية جعل بعض المهام أو المشاريع تعمل بشكل أكثر سلاسة. هل لديهم أي حيل للإنتاجية يستخدمونها والتي من شأنها أن تعمل من أجلك؟ إنها فرصة رائعة للتفاعل المثمر ويمكنك اكتشاف بعض الأفكار الرائعة في هذه العملية!

اليوم 26: قم بقياس البلايوميتريكس

الشعور بالخارج أو بالنعاس؟ توقف واسقط بضع تمارين بيربي أو قفز القرفصاء أو قفز الرافعات. ستجعل دمك يتدفق ويضخ قلبك. إنه بصراحة أفضل من فنجان قهوة! ستستمر الهزة التي تحصل عليها لمدة 30-60 دقيقة أخرى.

اليوم 27: حدد "لماذا"

في بعض الأحيان عندما نتعمق في مشروع أو روتين اليوم ، يمكننا أن نغفل عن الأسباب التي تجعلنا نفعل ما نفعله. توافق مع "لماذا" وستوضح ما هو مهم. هذا وحده يمكن أن يساعدك على التركيز وتكون أكثر إنتاجية في عملك ونهجك في يومك.

اليوم 28: استخدم قاعدة الدقيقتين

قد يبدو اجتياز يوم العمل وكأنه فرز في بعض الأحيان. عليك باستمرار تلقي وتقييم المهام والرسائل. غالبًا ما تكون النتيجة النهائية عبارة عن جبل صغير من الردود غير المكتملة والمهام الصغيرة التي تسقط من خلال الشقوق. هذا هو المكان الذي يأتي فيه اختراق الإنتاجية لمدة دقيقتين. عندما تتلقى رسالة أو مهمة غير مخطط لها ، اسأل نفسك عما إذا كان بإمكانك إكمال ما تحتاج إلى القيام به حيال ذلك في دقيقتين. نعم؟ افعلها الآن وشطبها من قائمتك. لا؟ قم بتدوينها في قائمة التذكير لوقت لاحق.

اليوم 29: الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات مرتين في اليوم

ليس عليك أن تكون عبدًا لصندوقك الوارد والبريد الصوتي طوال اليوم. إن فقدان التركيز على المهمة المطروحة للرد في كل مرة يمكن أن يؤثر فيها صوت التنبيه على قدرتك على إنجاز الأمور. بدلاً من ذلك ، حدد وقتًا كل يوم للرد على رسائل البريد الإلكتروني والرد على المكالمات. يمكن أن يكون أي وقت يناسبك بشكل أفضل - فقط اجعله مقيدًا بذلك الوقت كل يوم. على سبيل المثال ، يمكنك أداء 30 دقيقة في الساعة 10:30 صباحًا و 60 دقيقة في الساعة 3:00 مساءً

اليوم 30: احتفل بمكاسبك

خذ وقتًا للتفكير في الثلاثين يومًا الماضية. ما الذي نجح؟ ماذا لم تفعل؟ قم بتقييم وتنظيم الثلاثين يومًا التالية الخاصة بك حول ما تعلمته. ثم خصص بضع دقائق للاحتفال بمكاسبك. لقد نجحت في ذلك خلال 30 يومًا من تحسين الذات والإتقان. تهاني! لقد بدأت بداية رائعة.

إذا لاحظت ، فإن قائمة الإنتاجية هذه بها الكثير من الأفكار حول الاعتناء بنفسك. وفي النهاية ، هذا هو ما نهتم به ، للتأكد من أنك تعتني به.

ايه جيه موريس

يتمتع AJ بأكثر من عقدين من الخبرة في العمل على مواقع العضوية وتطويرها مع مجموعة واسعة من العملاء.